26 aug ZWS Tips & Tricks: Tip 1: Maak je factuur op tijd.
Om te voorkomen dat je lang op je geld moet wachten, is het noodzakelijk om niet te lang te wachten met het maken en versturen van je factuur, na het leveren van een dienst of product. Tijdig facturen is niet alleen noodzakelijk voor de cash-flow, er zijn ook wettelijke regels aan verbonden. Maak je factuur op tijd.
Maak je factuur op tijd
De belastingdienst stelt niet alleen eisen aan de opmaak van een factuur, maar ook aan het moment van factureren. Zo ben je verplicht binnen een bepaalde termijn, na het leveren van een dienst of product, de factuur te versturen. Uiterlijk voor de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin de dienst of het product is geleverd, de factuur te versturen. Maak je factuur op tijd. Voorkom boetes en naheffingen.
Laat je je klanten (deels) vooruitbetalen? Dan dien je te facturen op het moment dat je de (deel) betaling hebt ontvangen. Bij vooruitbetalingen voor intracommunautaire leveringen (export) van goederen hoeft u geen factuur te sturen.
Verder dient de factuur aan alle eisen te voldoen welke door de belastingdienst zijn gesteld. Denk hierbij, maar niet uitsluitend, aan onder andere:
– Opvolgende factuurnummers;
– Vermeld je eigen KvK nummer;
– Je volledige naam, en die van de afnemer; (Het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende);
– De aard van de geleverde goederen of dienst;
– Het geldende BTW Tarief voor je dienst of product.
Wettelijke Betaaltermijnen
Als u niets afspreekt met uw klant, moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. De wet is heel duidelijk over de betalingstermijn van facturen: Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. In een overeenkomst mag u een termijn van maximaal 60 dagen afspreken.
Hieronder een overzicht van de geldende regels omtrent betaaltermijnen:
Wettelijke betalingstermijn in dagen Bedrijf Overheid Grote Onderneming
Geen betalingstermijn overeengekomen 30 30 30
Maximale betalingstermijn 60 30 60
Maximale betalingstermijn bij wettelijke uitzondering 60 60 Niet mogelijk
– De vermelde betalingstermijn begint te lopen na ontvangst van de factuur, dus niet vanaf de factuurdatum;
– ‘Niet mogelijk’ betekent dat het niet is toegestaan om een beroep te doen op een wettelijke uitzonderingssituatie voor een langere betalingstermijn. Een langere betaaltermijn is dan nietig (ongeldig);
– De wettelijke betalingstermijnen voor bedrijven en de overheid gelden per 16 maart 2013;
– De wettelijke betalingstermijn voor zogenaamde grote ondernemingen die zaken doen met het MKB of ZZP-ers geldt per 1 juli 2017. Let op het overgangsrecht tot 1 juli 2018;
– In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht bestaat er géén wettelijke betalingstermijn van veertien (14) dagen.
Een kortere betalingstermijn hanteren mag ook
Wettelijk gezien is er geen minimaal aantal dagen dat je moet hanteren. Wel moet je betalingstermijn redelijk zijn. Je kunt niet van een opdrachtgever verwachten dat hij binnen 2 dagen je factuur betaalt als je die op vrijdag verstuurt.
Als je een betalingstermijn van 30 dagen te lang vindt, dan kun je dus een kortere termijn afspreken. Zet in een overeenkomst dat je een betalingstermijn hanteert van bijvoorbeeld 14 dagen en laat de opdrachtgever ervoor tekenen. Vermeld je standaard betalingstermijn ook in je algemene voorwaarden en stuur daar altijd een kopie van mee bij het uitgeven een offerte. Maak je factuur op tijd. Dan gaat de betalingstermijn lopen.
Snel beschikken over je geld is voor ieder bedrijf het prettigst. Hoe korter je betaaltermijn, hoe sneller je (in theorie) beschikt over je geld. Zeker als je zelf je goederen of diensten moet inkopen, is het van belang niet te lang voor “bank” te hoeven spelen.
Maak je factuur op tijd en zorg er voor dat u zich aan de geldende regels houdt.