22 jun Belangrijke punten bij het kiezen van een incassobureau.
Bij het kiezen van een Incassobureau zijn een aantal zaken erg belangrijk. In dit bericht benoemen wij een aantal belangrijke zaken. Kies een incassobureau dat betrouwbaar. Lees hieronder verder voor de belangrijke punten.
Punt 1: Derdengelden
Een incassobureau ontvangt derdengelden. Derdengelden zijn gelden die toekomen aan derden. Bij het incasseren van vorderingen voor opdrachtgevers, worden de facturen van de opdrachtgevers aan het betreffende incassobureau betaald, maar dat geld is niet bestemd voor het incassobureau, maar voor de opdrachtgever.
Het ontvangen van derdengelden dient te gebeuren middels een aparte Stichting. Deze stichting treed op als administratiekantoor en is belast met het ontvangen en verdelen van ontvangen gelden. Ontvangt een incassobureau de derdengelden via de eigen zakelijke rekening, dan kan het gebeuren dat het geld, bijvoorbeeld bij een beslaglegging, aan andere posten wordt uitgegeven. Ook bij een eventuele faillissement van het incassobureau valt het ontvangen geld in de boedel. Daardoor raakt een opdrachtgever mogelijk alsnog zijn/haar geld kwijt.
Doorgaans wordt zo’n stichting een: “Stichting ontvangsten” of een “stichting derdengelden”, in combinatie met de naam van het betreffende incassobureau, genoemd.
Tip: Kijk dus vooraf in het register van de Kamer van koophandel of het betreffende incassobureau een losse derdengelden stichting heeft. Ook is het goed om hier tijdens een kennismaken expliciet naar te vragen.
Punt 2: Kijk of het incassobureau geen eenmanszaak of een V.O.F. met natuurlijke personen is.
Het gevaar bij een eenmanszaak, en vooral een eenmanszaak zonder aparte derdengeldenrekening, is de aansprakelijkheid. Bij een eenmanszaak is er namelijk geen onderscheid tussen zakelijk en privé vermogen. Dat wil zeggen: Indien er op de eigenaar van het betreffende incassobureau een vordering is, kan deze ook worden verhaald bij het incassobureau. Ook is er geen plicht om een zakelijke rekening te openen, waardoor het zo kan zijn dat er gebruik wordt gemaakt van een priverekening.
Een V.O.F. kan bestaan uit natuurlijke personen, daar gelden dan dezelfde punten als hierboven voor. Een V.O.F. kan ook bestaan uit rechtspersonen, dat maakt het risico aanzienlijk minder.
Tip: Bekijk vooraf goed wat voor type bedrijf het betreffende incassobureau is. Dit kan, bijvoorbeeld, door het bedrijf op te zoeken in het register van de Kamer van Koophandel: https://www.kvk.nl/zoeken/?source=all&q=&start=0&site=kvk2014
Punt 3: Werk samen met een incassobureau dat zich aan de regels houdt.
Alles wat een incassobureau doet in zaken waarin u de opdrachtgever bent, wordt namens u gezegd en gedaan. Het is dus belangrijk dat een incassobureau zich netjes profileert. Alles wat het incassobureau doet, straalt immers uit naar uw bedrijf. Zo is het belangrijk dat een incassobureau, zeker indien de debiteur een natuurlijk persoon betreft, de incassokosten hanteert zoals deze in de wet zijn opgenomen. Deze wet geldt sinds 2012, maar nog altijd zijn er incassobureaus die zich hier niet aan houden. Een incassobureau mag de debiteur niet onnodig belasten met allerlei kosten. Los van dat dit niet mag, bevorderd het de bereidwilligheid bij een debiteur ook niet.
Tip: Vraag vooraf hoe het incassobureau omgaat met de incassokosten, wettelijke rente en andere kosten. In dit artikel, dat wij eerder op onze website hebben gepubliceerd, staat meer informatie over bovengenoemde wet: https://www.zwsincasso.nl/2019/10/22/waarom-is-er-wet-incassokosten/
Punt 4: Kies een incassobureau dat niet werkt op basis van no cure, no pay.
No cure, no pay klinkt vaak aantrekkelijk, maar in de praktijk vallen de resultaten vaak tegen. Daarnaast zijn de kosten bij succes vaak hoog. Een no cure, no pay organisatie doet vaak aan “cherry picking”. Dat wil zeggen: Zij geven de dossiers waarin zij verwachten gemakkelijk succes te behalen voorrang, en geven minder aandacht aan lastige zaken. Zij zijn namelijk bang dat zij een hoop werk doen, zonder daarvoor betaald te krijgen. In feite is het uitgangspunt dus: Lastige zaken krijgen wij niet geincasseerd.
Een incassobureau is er juist om lastige zaken geïncasseerd te krijgen. Kies daarom een partij waarbij je wel dossierkosten betaald. Een incassobureau moet namelijk haar uiterste best doen, en dat kan alleen als daar een vergoeding tegenover staat.
tip: Er zijn ook incassobureau’s die niet op basis van no cure, no pay werken, maar waarbij alle kosten wel op de debiteur worden verhaald. Ook deze vorm draait minder om de kwaliteit en succes. Het zorgt er namelijk voor dat een incassobureau veel minder flexibel is om, bijvoorbeeld, te middelen.
Punt 5: Kies een incassobureau dat een duidelijk online-portaal heeft.
Een incassobureau beheert en behartigd uw zaken. Inzicht is dan van groot belang. De meeste incassobureau’s werken met een online portaal. Echter, niet in alle gevallen is alle informatie inzichtelijk.
Een incassobureau heeft contact met uw (ex) klant of relatie, en maakt daar mogelijk afspraken mee. Het is belangrijk om te weten wat er zoal is besproken. Het is daarom belangrijk dat deze informatie uit het online-portaal is te halen.
Tip: Vraag bij het kiezen van een incassopartner naar het portaal. Vraag desnoods voor toegang met een testdossier. https://www.zwsincasso.nl/2020/04/17/zws-incasso-portaal/
Uiteraard is dit maar een selectie van alle belangrijke punten. Daarnaast verschilt per bedrijf ook de behoefte en dus ook de afwegingen. Meer informatie over bovenstaande, of de werkwijze van ZWS Incasso? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 036 – 260 260 2.