25 okt Belangrijke punten bij het kiezen van een incassobureau!
Niet ieder incassobureau is hetzelfde. Ook werkt niet ieder incassobureau op dezelfde manier. Toch zijn er een aantal belangrijke punten om van te voren te weten en over na te denken. In dit artikel geven wij 5 tips, en benoemen wij de 5 belangrijkste punten.
Tip 1: Let op de rechtsvorm
Het Nederlandse bedrijfsleven kent meerdere rechtsvormen. De Eenmanszaak en de BV zijn de meest bekende en meest voorkomende bedrijfsvormen, zeker in de incassobranche.
In tegenstelling tot wat veel mensen denken, kan een eenmanszaak ook personeel in dienst hebben. “eenmans” gaat vooral over de aansprakelijkheid en de verantwoordelijkheid. Bij een Eenmanszaak is 1 natuurlijk persoon verantwoordelijk en aansprakelijk. Bij een eenmanszaak wordt de onderneming gevoerd door een natuurlijk persoon, waarbij geen onderscheid bestaat tussen de persoon en het bedrijf. Dat wil zeggen: De natuurlijke persoon is volledig aansprakelijk voor zakelijke schulden, en het bedrijf is volledig aansprakelijk voor persoonlijke schulden. Een rechtsvorm met veel risico dus.
Omdat er geen verschil is tussen zakelijk en privé, is een zakelijke bankrekening ook niet verplicht. In veel gevallen is dat niet zo’n probleem. Maar in de Incassobranche betekent dat, dat zeker bij het ontbreken van een Stichting Derdengelden, ook de debiteuren op de persoonlijke rekening van de eigenaar mogen betalen. Dat betekent ook dat indien de ondernemer vanuit eenmanszaak schulden maakt en men beslag legt op zijn rekening, ook uw gelden daaronder kunnen vallen. Geen fijne gedachten! Wij raden dan ook aan altijd met een B.V. of N.V. zaken te doen.
Tip 2: Hoe worden derdengelden ontvangen?
Officieel kan een incassobureau geen derdengelden rekening openen, omdat deze zijn voorbehouden aan bijvoorbeeld advocaten en notarissen. Maar toch is het voor een incassobureau wenselijk dat de gelden die voor opdrachtgevers wordt geïncasseerd, op een aparte rekening worden ontvangen. Een veel voorkomende constructie daarvoor is: Een stichting ontvangsten derdengelden.
De Stichting Ontvangsten derdengelden is een aparte entiteit, die economisch losstaat van het incassobureau. Dat betekent dat het vermogen van de stichting niet kan worden aangeschreven door schuldeisers van het incassobureau. De stichting fungeert als het ware als een zelfstandig administratiekantoor die de ontvangen gelden verwerkt en doorstort.
Indien een incassobureau gebruik maakt van een dergelijke constructie, dan is dit in elk geval in de kamer van koophandel na te gaan. Er zal dan een stichting bestaan waarvan de naam refereert aan het incassobureau. Ter voorbeeld: ZWS Incasso B.V. staat bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer: 68928033.
Stichting Ontvangsten ZWS Incasso staat ingeschreven onder Kamer van Koophandel nummer 57987580.
Vraag aan het betreffende incassobureau hoe het geregeld is met derdengelden. Ontvangen ze dat op een eigen zakelijke rekening binnen het bedrijf? Wees dan bewust van de risico’s.
Tip 3: Wel of niet no cure, no pay
Er zijn verschillende soorten incassobureaus, als je het hebt over de tarieven. No cure, no pay is een veelvoorkomende variant. Bij no cure, no pay is het zo dat het je geen geld kost, als het het incassobureau niet lukt om de vordering volledig geïncasseerd te krijgen.
Klinkt aantrekkelijk; Het incassobureau gaat aan de slag, en als het ze niet lukt, kost het niets. Lukt het ze wel, dan brengen ze 10 tot 15% van de hoofdsom aan fee in rekening. Maar is het ook aantrekkelijk? Wij denken van niet. No cure, no pay kent namelijk een aantal grote nadelen:
- Dossiers die gemakkelijk te innen lijken, krijgen de meeste aandacht. Het incassobureau wil namelijk voorkomen dat als het ze niet lukt, ze niet kunnen factureren, en dus niets verdienen. Lastigere zaken worden eerder als oninbaar beschouwd, of het advies om te gaan dagvaarden wordt eerder gegeven.
- 10 tot 15% over de hoofdsom als fee kan behoorlijk oplopen. Bij een vordering van € 400,00 is de Fee al snel € 60,00, exclusief BTW.
- Ook als maar een deel van de vordering wordt geïncasseerd, wordt de Fee over de hele hoofdsom in rekening gebracht. Stel ze incasseren op de vordering van € 400,00 een bedrag van € 75,00, en de rest lukt niet. Dan kost het incassobureau alsnog € 60,00,-.
Ons advies is dan ook om niet op basis van no cure, no pay te werken, maar te kiezen voor een bedrijf dat dossierkosten rekent. Veelal liggen deze kosten tussen de € 10,00 en € 25,00 per dossier, maar is de slagingspercentage vele malen hoger. Ook bij succes houd men meer aan de vordering over dan bij een no cure, no pay bureau.
Tip 4: Neem geen abonnement
Naast de normale dossierkosten en het hierboven beschreven no cure, no pay systeem, zijn er ook mogelijkheden om een abonnement af te sluiten. Met een vast bedrag per jaar of per maand bent u dan verzekerd van een incassobureau. Echter, indien er geen gebruik wordt gemaakt van het incassobureau, lopen de kosten door.
Daarnaast moet het incassobureau vooral bevallen om haar kwaliteiten. Contractueel vastzitten aan een incassobureau waarover u niet tevreden bent, is zonde en onnodig. Er zijn genoeg incassobureaus waar u zonder abonnement of pakket bij terecht kunt, zodat u alleen kosten maakt zodra u gebruik van ze maakt.
Tip 5: Kies een incassobureau dat zichtbaar is
Met zichtbaar bedoelen we zowel online (website, advertenties, LinkedIN), als ook fysiek. Sommige incassobureaus zitten namelijk diep verscholen in kantoor verzamelgebouwen zonder duidelijk zichtbaar te zijn. Het nadeel daarvan is dat debiteuren ook twijfelen aan de betrouwbaarheid van het incassobureau, en minder snel geneigd zijn te gaan betalen.
Incassobureaus die online goed vindbaar zijn, komen bij de debiteur doorgaans ook betrouwbaarder open. Daardoor zijn debiteuren eerder geneigd contact op te nemen of de betaling te verrichten.
Deze 5 belangrijke punten kunt u meenemen in uw overweging bij het inschakelen van een incassobureau. Uiteindelijk telt het resultaat, maar zijn ook andere zaken van belang. U wilt niet dat uw klant onbeschoft te woord wordt gestaan door een incassomedewerker. Iedereen heeft zijn/haar eigen belangrijke punten. Wij hebben 5 belangrijke punten uitgelicht omdat wij deze punten regelmatig terug horen in onze gesprekken. In de toekomst zullen wij nog meer tips geven.